Salah satu hal yang harus diperhatikan pelaku usaha dalam menjalankan bisnisnya adalah mengelola dan mengontrol stok barang. Stok barang atau inventory ini harus dikelola dengan baik karena akan mempengaruhi cost yang dikeluarkan pelaku usaha.
Mengelola stok barang memang bukan pekerjaan yang mudah. Meskipun nampak sederhana, seperti hanya membeli, men-stok, menghitung saldo, merakit, menenentukan harga pokok, menjual, dan menghitung saldo akhir, namun untuk mendapatkan hasil yang valid dibutuhkan perhitungan yang detil. Di bawah ini adalah beberapa langkah mudah untuk mengontrol stok barang di bidang usaha retail/toko:
1. Stok barang dengan resiko hilang yang tinggi
Anda harus mengelompokkan item barang apa saja yang rentan hilang. Pastikan bahwa barang tersebut memiliki resiko hilang yang tinggi, seperti barang-barang yang kecil yang mudah dibawa atau disembunyikan. Biasanya barang tersebut luput dari pantauan cctv atau penjaga toko. Dengan mengelompokkan barang yang rentan hilang maka dapat menghindarkan terjadinya selisih dengan barang lain.
2. Stok barang mahal
Bisa dipastikan jika barang yang berharga mahal akan mudah hilang, terlebih jika ukurannya kecil. Karena itu Anda harus dapat mengantisipasinya agar tidak hilang, mengingat barang mahal akan menentukan kelangsungan bisnis Anda. Untuk itu Anda harus mengontrol stok barang tersebut secara rutin.
3. Stok barang terjual
Mengontrol stok barang terjual harus dilakukan setiap hari untuk mengetahui jika ada barang yang hilang atau tidak tercatat. Stok opname juga harus dijalankan setiap hari untuk menyamakan perhitungan dari catatan barang terjual dengan fisik barang yang ada di toko. Pada umumnya stok opname dilakukan sebulan sekali yaitu pada saat barang baru diterima toko.
4. Stok barang dengan sistem acak
Barang yang selalu berganti-ganti, biasanya dari segi harga atau bentuk harus dimasukkan ke dalam stok. Umumnya barang-barang dalam kelompok ini adalah barang yang masuk dalam promo merek. Misalnya: pada bulan ini harga minyak goreng Rp. 35.000, dan pada bulan selanjutnya ada promo seharga Rp. 30.000, tapi di bulan berikutnya harga minyak sudah berubah seperti pada bulan sebelumnya. Tanpa adanya pencatatan stok yang akurat, hal tersebut akan sangat membingungkan. Kesalahan pencatatn tidak hanya akan merugikan usaha, tapi juga konsumen.
5. Stok barang restan
Stok barang restan adalah barang yang tidak laku atau tidak dipajang. Barang-barang tersebut harus dikontrol dengan telaiti untuk menghindari kehilangan dan tidak tercatat.
Untuk melakukan penghitungan dan pencatatan stock barang dibutuhkan sistem yang memadai berupa software inventory. Dengan menggunakan software, maka mengontrol stok akan menjadi lebih mudah. Sistem pada aplikasi stok gudang memiliki field yang akan mempermudah user dimana hanya dengan menginput data maka sistem yang akan mengolahnya.
Pada umumnya software inventory atau stok sudah dilengkapi dengan fasilitas pencatatan data inventory dengan informasi saldo, pajak, satuan pengukuran, termin pembayaran, metode HPP, form pembelian dan penjualan, form pencatatan jurnal penyesuaian, form perakitan, dan penguraian.
Fitur lain yang juga sangat penting dimiliki adalah form stock opname, buku besar barang, laporan pendukung, dan analisa manajemen persediaan. Software ini tidak hanya berfungsi untuk mengontrol stock barang, tapi juga terintegrasi dengan bagian lain seperti accounting, purchasing, receivable, payable, kasir, dan sebagainya.
Software untuk kebutuhan inventory, seperti Jurnal Accounting sudah memiliki fitur-fitur tersebut diatas sehingga mempermudah user untuk mengelola stock barangnya. Adapaun laporan persediaan yang dihasilkan oleh Jurnal Accounting adalah:
1. Laporan Kartu Stok
Berisikan informasi mengenai informasi barang masuk, barang keluar dan saldo barang. Selain melihat kuantitasnya, harga pokok juga dapat dilihat pada laporan Kartu Stok ini.
2. Laporan Kartu Stok Per Gudang
Laporan ini berisikan informasi mengenai jumlah barang persediaan per gudang. Dalam laporan kartu stok per gudang ini, dapat diketahui arus keluar masuk barang atau mutasi barang serta sisa atau stok barang dari tiap – tiap gudang yang ada.
3. Laporan Mutasi Barang
Laporan yang berisikan informasi mengenai perpindahan barang persediaan yang terjadi pada periode tertentu
Dengan menerapkan kontrol stok yang memadai, maka bisnis akan menjadi lebih terorganisir dan terhindar dari kerugian.